Das Führen eines Fahrtenbuches kann eine lästige Angelegenheit sein, spart aber unter Umständen jede Menge an Steuern. Als Alternative zur handschriftlichen Aufzeichnung haben sich elektronische Fahrtenbücher bewährt. Die dafür heute verwendete Technik ist sehr komfortabel und per Handy-App lässt sich praktisch alles steuern.
Wer als Unternehmer einen PKW nutzt kennt das Problem: Entweder wende ich die sogenannte 1%-Regel an oder aber ich führe ein Fahrtenbuch. Aber lohnt sich das wirklich und wie aufwändig ist das mit dem Fahrtenbuch. Im Folgenden versuche ich einige der Fragen zu beantworten. Anhand eigener Erfahrung berichte ich auch über das elektronische Fahrtenbuch von VIMCAR.
Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Diese Frage ist leider nicht einfach zu beantworten, da es von vielen Faktoren abhängt, zum Beispiel von der Art der überwiegenden Nutzung, dem ursprünglichen Neuwert und Alter des Fahrzeugs sowie der Entfernung zwischen Arbeit und Wohnung.
Generell gilt: Das Führen eines Fahrtenbuches lohnt sich vor allem dann, wenn der ursprüngliche Neuwert des Fahrzeugs sehr hoch ist (mindestens 40.000 €) und die betriebliche Nutzung deutlich über 70% liegt, wobei die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit zu den Betriebsfahrten rechnen.
Bei der Berechnung sind wir Ihnen gerne behilflich. Sprechen Sie uns dazu an!
Einen sehr detaillierten Firmenwagenrechner finden Sie übrigens auf der Website der Firma Vimcar (https://vimcar.de/firmenwagenrechner). Tipp: Öffnen Sie diesen am besten mit Firefox oder Chrome, da der InternetExplorer und auch Microsoft Edge damit gewisse Probleme haben.
Und wenn es sich nicht lohnt?
Wenn sich das Führen eines Fahrtenbuches nicht lohnt können Sie entweder die sogenannte 1%-Regel anwenden oder den Privatanteil schätzen. Die Anwendung der 1% Regel nach § 6 Absatz 1 Nr. 4 EStG ist allerdings nur möglich, wenn der PKW zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, wobei die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit zu den Betriebsfahrten rechnen.
Die 1%-Regel bedeutet, dass für jeden Monat der (möglichen, nicht unbedingt tatsächlichen) Privatnutzung des PKW 1% vom ursprünglichen Neuwert des Fahrzeugs einschließlich Umsatzsteuer (= Bruttolistenpreis) gewinnerhöhend zu berücksichtigen ist. Sonderausstattungen sind dabei in den Listenpreis mit einzubeziehen.
Beispiel 1%-Regel:
Neuwert des Fahrzeugs: 50.000 €
1% davon = 500 € x 12 Monate = 6.000 € Privatentnahme
Hinzu kommen noch die nicht abziehbaren Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit nach § 4 Absatz 5 Nr. 6 EStG, die bei Anwendung der 1%-Regel mit monatlich 0,03% des Listenpreises multipliziert mit den Entfernungskilometern abzüglich 30 Cent je Entfernungskilometer und Arbeitstag gewinnerhöhend angesetzt werden.
Beispiel Fahrten Wohnung/Arbeit bei 1%-Regel:
Neuwert des Fahrzeugs: 50.000 €
einfache Entfernung zur Arbeit: 20 km
Anzahl Tage mit Fahrten zur Arbeit: 200
0,03% vom Listenpreis = 15 € x 20 km = 300 € x 12 Monate = 3.600€
abzüglich 200 Arbeitstage x 20 km x 30 Cent = 1.200 € abziehbar
Ergebnis: 3.600 € – 1.200 € = 2.400 € nicht abziehbare Kosten
Bei einer Schätzung, die allerdings nur möglich ist, wenn der PKW weniger als 50% betrieblich genutzt wird, muss der Steuerpflichtige die tatsächliche betriebliche Nutzung schätzen, zum Beispiel mit 30%. Dieser Wert wird dann auf die entstandenen Kosten angewendet, woraus sich dann – im Umkehrschluss – der Privatanteil und damit die Gewinnerhöhung ergibt.
Beispiel Schätzung:
Betrieblicher Anteil: 30%
Gesamtkosten PKW im Jahr: 5.000 € (Benzin, Wartung, Versicherung usw.)
Privatanteil = 70% x 5.000 € = 3.500€
Auch bei einer Schätzung müssen natürlich noch die nicht abziehbaren Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit berücksichtigt werden. Dazu müssen die gesamten gefahrenen km im Jahr bekannt sein, denn geschätzt wird ja nur der rein betriebliche oder im Umkehrschluss der rein private Fahrtanteil. Dies verkompliziert die Berechnung, weshalb ich an dieser Stelle auf ein Beispiel verzichte. Bei Interesse sind wir Ihnen natürlich bei der Berechnung gerne behilflich.
Das Vimcar-Fahrtenbuch
Wenn Sie ein Fahrtenbuch manuell führen wollen, dürfen Sie es nicht mit Excel oder ähnlicher Software tun. Dies verstößt gegen den Grundsatz der Unabänderbarkeit, weil es nachträglich manipulierbar ist. Sie müssen es schon handschriftlich führen, am besten in gebundener Form. Dies macht – nach eigener Erfahrung – bei vielen täglichen Fahrten richtig Arbeit.
Die Alternative?
Ein elektronisches Fahrtenbuch. Die Werbung verspricht viel, die Frage ist, ob es tatsächlich auch eingehalten wird.
Nach einigen Recherchen und Anzeigen in steuerlichen Fachzeitschriften bin ich auf das elektronische Fahrtenbuch der Vimcar GmbH in Berlin gestoßen. Natürlich gibt es auch andere Firmen, aber überzeugt hat mich die Bewertung von Steuerberaterkollegen aus dem EDV Arbeitskreis des Steuerberaterverbandes Hessen von Oktober 2016. Seit Februar 2017 habe ich es nun auch in meinem Fahrzeug und kann die Bewertung der Kollegen voll und ganz teilen.
Folgende Merkmale des Vimcar Fahrtenbuches lassen sich nennen:
- Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar besteht aus zwei Komponenten: Einem On-Board-Diagnose (OBD)-Stecker für Ihr Auto und einer App für das Smartphone bzw. einer Web-Version für den Browser. Der OBD-Stecker, der mit GPS ausgestattet ist, sendet die Fahrzeugdaten mit Hilfe einer integrierten SIM-Karte an das Vimcar-Rechenzentrum, wo sie gespeichert und an Ihre Fahrtenbuch-App weitergeleitet werden. Fast alle neueren PKW (Benzin ab 2001/Diesel ab 2004) besitzen eine OBD Schnittstelle.
- Beim Vimcar-Rechenzentrum handelt es sich um ein deutsches Rechenzentrum, welches die Daten nicht an andere Behörden weiter reicht.
- In der Fahrtenbuch-App oder in der Software bearbeiten Sie ihre Fahrten, das heißt, Sie ordnen sie einer bestimmten Kategorie zu (Arbeitsweg, Dienstfahrt, privat)
- Einmal im Monat (oder bei Bedarf auch zwischendurch) können Sie direkt aus der App (oder auch der Software) den Fahrtenbuch-Export anstoßen. Sie erhalten dann eine pdf Datei, die von Ihnen nicht änderbar ist, also letztlich revisionssicher.
- Vimcar erfüllt bei ordnungsgemäßer Durchführung der Fahrtenerfassungen alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden und zwar in allen wesentlichen Bereichen (IT-Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an elektronische Fahrtenbücher gemäß BMF Schreiben vom 18. November 2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF Schreiben vom 15. November 2012, BStBl. I 2012, S. 1099). Dies wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG und vom Deutschen Steuerberaterverband (DStV) bestätigt.
Details zu all diesen Merkmalen finden Sie auf der Website der Vimcar GmbH unter Vimcar.de.
Eigene Erfahrung mit dem Vimcar Fahrtenbuch
Unabhängig von den technischen Details hat mich auch die Einfachheit in der Installation und der Bedienung überzeugt: Der OBD Stecker war innerhalb von 5 min in meinem PKW verbaut und die App auf dem Smartphone ist quasi selbsterklärend.
Zunächst rufen Sie durch Klick auf Aktualisieren bzw. mit dem Finger nach unten wischen die aktuellen Fahrten ab, die Sie danach einer Kategorie (Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Privatfahrt, Mischfahrt) zuordnen. Zur besseren Orientierung wohin Sie gefahren sind, bekommen Sie ähnlich wie bei Google-Maps eine Kartenmäßige Darstellung der Fahrten geliefert, die nach meinen Erfahrungen sehr präzise ist (ca. +- 20 Meter).
Für eine Betriebsfahrt beispielweise müssen Sie dann den aufgesuchten Geschäftspartner oder Firma sowie den Anlass angeben. Bei der Eingabe des Geschäftspartner greift die App auf die Kontakte in Ihrem Smartphone zu. Damit brauchen Sie nicht mehr jeden Partner neu anzulegen, sondern ein Klick auf die angebotene Auswahl genügt. Genial!
Bei wiederholtem Aufsuchen des gleichen Geschäftspartners schlägt Ihnen die App sogar schon den entsprechenden Kontakt automatisch vor, so dass Sie zusätzliche Zeit sparen. Fahren Sie von dem zuletzt aufgesuchten Geschäftspartner zurück in die Firma, bekommen Sie als Vorschlag schon „Rückfahrt von Kunde XY“ angeboten. Ebenfalls eine super Vereinfachung.
Auch einen Anlass müssen Sie nur einmal eingeben. Danach steht Ihnen dieser Eintrag als Liste für alle weiteren Einträge zur Verfügung.
Am Monatsende (oder auch mal zwischendurch) können Sie direkt aus der App heraus einen vollständigen Fahrtenbericht, das eigentliche Fahrtenbuch als pdf-Export anfordern, welches Ihnen dann per E-Mail zugeschickt wird. Veränderungen daran sind (jedenfalls durch Sie) nicht mehr möglich, weshalb dieses Fahrtenbuch auch als Finanzamtskonform bezeichnet wird.
Ebenfalls möglich ist die jederzeitige Anzeige des Anteils von Betriebs- oder Privatfahrten an den Gesamtfahrten auf dem Smartphone. Sie erhalten grafisch und zahlenmäßig die genauen Angaben, zum Beispiel wie hoch der prozentuale Anteil Ihrer betrieblichen Fahrten an den Gesamtfahrten war.
Eine kleine Einschränkung gibt es dann allerdings doch: Alle von Ihnen unternommenen Fahrten müssen innerhalb von 7 Tagen einer Kategorie zugeordnet werden, andernfalls werden sie automatisiert dem Privatbereich zugeordnet. Sie müssen daher immer „am Ball“ bleiben, um eine möglichst zutreffende Zuordnung zu gewährleisten.
Fazit
Die von Vimcar heraus gebrachte Fahrtenbuchlösung hat mich nach fast 5 Monaten voll und ganz überzeugen können. Sie ist an Einfachheit in der Anwendung (vermutlich) kaum zu überbieten und schafft ein gutes Gefühl auf der sicheren Seite zu sein.
P.S.: Ich bekomme von Vimcar für diese Bewertung oder einen möglichen Erwerb von Ihnen nicht einen Cent an Provision oder sonst irgendeine Zuwendung.
Was kostet das Vimcar Fahrtenbuch
Regulär kostet das Vimcar Fahrtenbuch 15,90 € monatlich zuzüglich MwSt. Falls Sie allerdings über mich bestellen, erhalten Sie 15% Rabatt (ich bekomme davon nichts!). Der Rabatt wird in Form eines Gutscheins beantragt (siehe „Für Ihre Mandanten“ auf der Website von Vimcar unter https://vimcar.de/steuerberater).
