Als Internetversandhändler mit Verkäufen über die Amazon-Plattform haben Sie sicher schon oft vor dem Problem gestanden, wie Sie die Datenflut in Ihre Buchhaltung bekommen und diese dann auch noch richtig sein soll.
Änderungsdatum: Juli 2019
Ein Wort in eigener Sache
Ich bekomme in letzter Zeit zahlreiche Anfragen zu Dienstleistungen rund um das Thema Amazon. Um Missverständnissen vorzubeugen und um unerfüllbare Erwartungen nicht zu enttäuschen, ein paar Hinweise zu unseren Dienstleistungen:
- Ich biete Service nur für Deutschland und Österreich an, nicht für Tschechien, Polen, Ungarn oder andere Länder;
- Ich biete keine „Sonder-Angebote“ für Amazon Kunden. Die Höhe der Gebühr richtet sich nach Komplexität und Schwierigkeitsgrad … und – jedenfalls nach Interpretation der Gebührenverordnung – auch nach sozialem Status des Auftraggebers;
- Aufgrund meiner Passion für EDV bin ich möglicherweise besser in der Lage, Schnittstellen-Probleme oder andere EDV-Fragen zu beantworten oder zu lösen; allerdings bin ich kein Programmierer;
- Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass je komplizierter und umfangreicher Ihre Verkäufe über Amazon sind, desto höher ist der organisatorische und buchhalterische Aufwand und im Endeffekt auch die Steuerberatergebühr.
Viele Internetversandhändler können zwar großartig über die Amazon-Plattform, ebay oder einen eigenen Shop ihre Waren verkaufen, aber sie sind mit der buchhalterischen und steuerlichen Abwicklung der zahlreichen Sachverhalte schlicht überfordert. Sobald die Waren auch ins europäische Ausland verkauft werden, kommt es zu umsatzsteuerlichen Besonderheiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Händler die Bestell- und Retourenabwicklung durch Amazon nutzt (sogenanntes Fulfillment by Amazon = Amazon FBA) oder es selbst durchführt (sogenanntes Merchant Fulfilled Network = Amazon-MFN), ob er seine Waren über eine andere Plattform oder seinen eigenen Shop vertreibt. In allen Fällen muss der Versandhändler beim Verkauf ins europäische Ausland schon genau unterscheiden, ob er an andere Unternehmer oder an Privatpersonen und die diesen gleichgestellten besonderen Unternehmer im Sinne des § 3c Abs. 2 UStG liefert. Des Weiteren hat er aufgrund des „Bestimmungsort-Prinzips“ gemäß § 3c Abs. 1 UStG auf die Einhaltung der Lieferschwellen zu achten.
Auch umgekehrt, wenn also Waren aus dem europäischen Ausland eingekauft werden, sind umsatzsteuerliche Meldungen an das deutsche Finanzamt abzugeben. All diese Sachverhalte müssen natürlich auch in der Buchhaltung nachvollzogen werden, eigentlich ist die Finanzbuchhaltung sogar die Grundlage für die Erstellung der Steuermeldungen.
Nutzt der Händler sogar den paneuropäischen Versand durch Amazon (Amazon-Pan-EU-FBA), entstehen weitere erhebliche umsatzsteuerliche Probleme. So sind z.B. je nach Bestimmungsland unterschiedliche Umsatzsteuersätze zu berücksichtigen, die Rechnungsformulare müssen den jeweiligen Länderspezifischen Besonderheiten angepasst sein und es müssen wahrscheinlich auch besondere Meldungen (z.B. die „ZM“ – Zusammenfassende Meldung) erstellt werden. Hinzu kommt, dass ab einer bestimmten Höhe der Verkäufe (Stichwort: Lieferschwellen) auch Registrierungspflicht und Steuererklärungs-Abgabepflichten im jeweiligen Land bestehen. Und nicht zuletzt sind durch die Lagerbewegungen von Amazon (z.B. aus einem deutschen Lager in ein Lager nach Polen oder umgekehrt) auch in Deutschland umsatzsteuerliche Meldungen an das Finanzamt abzugeben, weil das Umlagern zu einem sogenannten innergemeinschaftlichen Verbringen im Sinne des § 3 Abs. 1a UStG oder – umgekehrt – zu einem innergemeinschaftlichen Erwerb nach § 1a UStG führt.
Wird PayPal als Zahlungsdienst eingesetzt, müssen natürlich auch diese Aktivitäten in der Buchhaltung erfasst werden. Je mehr Verkäufe über Amazon, ebay oder das eigene Shop-System durchgeführt werden, desto eher stellt sich auch die Frage nach der Einhaltung von Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), z.B. welche Daten sind aufbewahrungspflichtig und in welcher Form. Wer schon einmal in sellercentral oder bei PayPal versucht hat, seine Daten in geordneter Form zu downloaden, weiß wovon ich spreche.
Was also tun?
Am Markt sind etliche Firmen, die geeignete Software anbieten, um die Daten in strukturierter Form aufzubereiten und Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in einer Buchhaltungssoftware zur Verfügung stellen oder geeignete Buchungslisten generieren. Aus eigener Erfahrung kann ich dabei insbesondere für die Umsätze über Amazon die Software amainvoice empfehlen. Easybill zählt auch zum engeren Kreis. Aber egal welche Software Sie tatsächlich nutzen, es bleibt das Kernproblem: Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung und anschließend in die Steuererklärungen. Dazu ist ein Dienstleister, wie eben ein Steuerberater verantwortlich. Dieser kümmert sich um den Download von Datensätzen, das Einspielen oder die Übernahme der relevanten Informationen in die Buchhaltungssoftware, erstellt die notwendigen steuerlichen Meldungen (Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldung, evtl. auch Intrastat-Meldungen, obwohl es dafür auch darauf spezialisierte andere Dienstleister gibt) und berät Sie über die Einhaltung von steuerrechtlichen Vorschriften beim – auch länderübergreifenden – Internet-Versandhandel sowie der GoBD.
Und genau die zuvor beschriebene Dienstleistung können wir für Sie – soweit es deutsche oder österreichische Meldungen angeht – erledigen. Darüber hinaus haben Sie bei uns die Gewähr, fast jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner telefonisch oder per E-Mail zu haben. Wenn Sie bereit sind, auch für die Verwaltung Ihrer Verkäufe Geld auszugeben (und keine Billiglösung kaufen wollen), sind Sie bei uns richtig.
Ich freue mich, auf Ihren Kontakt.
