Gutschein

Gutscheine ab 2019

Ab 01.01.2019 ändert sich die Umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen. Grundlage hierfür ist der § 3 Abs. 13 bis 15 des Umsatzsteuergesetz (UStG). Damit wurde die sog. Gutschein-Richtlinie ( Richtlinie (EU) 2016/1065) in nationales Recht umgesetzt. Dadurch erfolgt die Umsatzbesteuerung deutlich früher.

Zukünftig ist nämlich zu unterscheiden, ob ein Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein vorliegt. Bis zum 31.12.2018 wurde die Ausgabe eines (Wert-) Gutscheins lediglich als Tausch von Zahlungsmitteln behandelt und stellte somit keine Leistung im Umsatzsteuerlichen Sinn dar. Die Umsatzsteuer entstand erst im Fall der Einlösung des Wertgutscheins und damit bei Ausführung des konkreten Umsatzes.

Einzweck- Gutschein

Ein Einzweck- Gutschein liegt vor, wenn der Ort der Leistung, auf den sich der Gutschein bezieht, und die geschuldete Steuer bereits im Zeitpunkt der Ausgabe feststehen (§ 3 Abs. 14 UStG). In diesem Fall gilt die angegebene Leistung bereits mit der Übertragung des Gutscheins als ausgeführt. Wird der Gutschein von einem Dritten im Namen des Leistenden übertragen, gilt die Leistung bereits mit der Übertragung durch den Dritten als ausgeführt. Die spätere Einlösung des Gutscheins, also die tatsächliche Ausführung der Leistung, gilt nicht mehr als steuerbarer Umsatz.

Mehrzweck-Gutschein

Demgegenüber handelt es sich bei Mehrzweck-Gutscheinen nach § 3 Abs. 15 UStG um solche, die die Voraussetzungen eines Einzweck-Gutscheins nicht erfüllen. Die Übertragung eines solchen Gutscheins ist nicht steuerbar, erst die spätere tatsächliche Ausführung der Leistung (wie schon vor der Neuregelung).

Beispiel:

Ein Restaurant, in dem nur in den Räumen Speisen und Getränke angeboten werden (also kein „Außer-Haus-Verkauf“), verkauft  im Juni 2018 einen Gutschein im Wert von 50 €. Bislang war dieser Vorgang im Juni 2018 Umsatzsteuerlich unbeachtlich (= da reiner Geldtausch). Erst bei Einlösung z.B. im Dezember 2018 kam es zu einer Umsatzsteuerlichen Auswirkung.

Lösung ab 2019: Ab 2019 würde es sich dagegen um einen Einzweck- Gutschein handeln, weil der Ort der Leistung und die geschuldete Umsatzsteuer = 19% bereits schon bei der Ausgabe feststehen. Daher müsste schon in dem Monat, in dem der Gutschein verkauft wird, die auf den Gutschein entfallende Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Die spätere Einlösung im Dezember wäre dagegen dann nicht mehr steuerbar.

Praxisprobleme

Korrekte Dokumentation

Schon bisher mussten Gutscheine entsprechend dokumentiert werden. Dies umfasst bei der Ausstellung des Gutscheins Angaben zum Tag, zur Höhe und – sofern zumutbar – zum Kunden (Name und Anschrift). Bei Einlösung des Gutscheins muss ebenfalls der Tag, der Preis des mit dem Gutscheins erworbenen Gerichts und gegebenenfalls der Name des Kunden aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sollten direkt auf dem Gutschein erfolgen, können aber auch in mit dem Gutschein verbundenen anderen Papieren erfolgen. In der Praxis erfolgt die Dokumentation am zweckmäßigsten in einem sogenannten Gutscheinbuch.

Zudem muss auch im Kassenbuch beim Verkauf des Gutscheins (Einzweck- oder Mehrzweck) der Geldeingang  besonders kenntlich gemacht werden. Bis 31.12.2018 erfolgte die besondere Kennzeichnung im Kassenbuch vor allem deshalb, um sicher zu stellen, dass es nicht zu einer Umsatzsteuerlichen Behandlung kommt. Ab 01.01.2019 wäre bei Einzweck-Gutscheinen hingegen die besondere Kennzeichnung eigentlich egal, da der Umsatz auf jeden Fall Umsatzsteuerpflichtig ist. Allerdings sollte die besondere Kennzeichnung schon deswegen erfolgen, um bei der späteren Einlösung nicht noch einmal Umsatzsteuer zahlen zu müssen.

Einlösung

Auch die Einlösung des Gutscheins muss korrekt im Kassenbuch und gegebenenfalls im Gutscheinbuch gesondert vermerkt werden – und das obwohl es zu keinem Geldeingang kommt. Ab 2019 muss allerdings hinsichtlich Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein unterscheiden werden:

a) In der Praxis kann man bei einem Einzweck-Gutschein ab 2019 wie folgt vorgehen: Der eigentliche Umsatz wird – wie jeder andere Umsatz auch – als (Umsatzsteuerpflichtige) Einnahme eingetragen. Zusätzlich wird der Wert des Gutscheins als „negative“ Einnahme ebenfalls Umsatzsteuerpflichtig eingetragen. Im Ergebnis wird damit die gebuchte positive Einnahme durch die negative Einnahme ausgeglichen. Und auch die Umsatzsteuer wird dadurch nicht doppelt berechnet. Lediglich eine eventuell vom Kunden über den Wert des Gutscheins hinaus gehende Zahlung führt daher zur tatsächlichen Einnahmeerhöhung und zusätzlicher Umsatzsteuer.

Beispiel Verbuchung im Kassenbuch ab 2019 bei Einlösung:

Der Gast verzehrt im Restaurant Speisen und Getränke in Höhe von 70 € einschließlich 19% MwSt und gibt dafür einen Einzweck-Gutschein im Wert von 50 € hin. Den Differenzbetrag von 20 € zahlt er bar.

Lösung ab 2019: Der Gastwirt verbucht den Speisen- und Getränkeumsatz von 70 € als Umsatzsteuerpflichtige Einnahme mit 19%. Den Wert des Gutscheins von 50 € verbucht er als negative Einnahme ebenfalls mit 19% MwSt und macht im Kassenbuch und gegebenenfalls im Gutscheinbuch zusätzliche Eintragungen. Die Kasse hat genau um 20 € zugenommen und dies ist exakt der Betrag der sich auch durch die hier beschriebene Buchung in der Buchhaltung ergibt. Die Umsatzsteuer wird durch die Negativbuchung nur in Höhe des zusätzlich vom Gast bezahlten Rechnungsbetrags berechnet. Auf dem Gutschein vermerkt der Gastwirt noch das Datum der Einlösung, welches Gericht der Gast hatte (gegebenenfalls auch den Namen des Kunden) und nimmt den Gutschein dann zu den Buchhaltungsunterlagen.

b) Bei einem Mehrzweck-Gutschein ist – wie beim Einzweck-Gutschein – der tatsächliche Umsatz als Umsatzsteuerpflichtige Einnahme zu buchen. Da Mehrzweck-Gutscheine aber erst bei Einlösung einen Umsatzsteuerpflichtigen Vorgang auslösen ist hier deshalb die negative Einnahme ohne Umsatzsteuer zu erfassen!

Hinweis:
Die eingelösten Gutscheine unterliegen – wie bisher – auch der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Präzise Bezeichnung der Leistung

Da Einzweck-Gutscheine zukünftig schon bei Ausgabe als Umsatzsteuerpflichtige Leistung gelten, müsste der ausstellende Unternehmer darüber eigentlich auch eine Rechnung erteilen, zumindest an andere Unternehmer. Wenn er dies tut, müssten auf dieser Rechnung eigentlich alle nach § 14 UStG erforderlichen Angaben enthalten sein, was bei Gutscheinen aber gerade nicht geht, weil die endgültige Leistung noch gar nicht 100%-tig feststeht. In der Praxis kann man sich bis zur endgültigen Klärung vielleicht damit behelfen, dass alle feststehenden Angaben (z.B: „Ein Essen in unserem Lokal im Wert von 50 €“) direkt auf dem Gutschein aufgebracht werden.

Artikel- oder Produktwechsel

Ungeklärt ist zurzeit auch die Frage, wie zu verfahren ist, wenn ein Einzweck-Gutschein mit 19% Umsatzsteuer verkauft wurde, später aber der Inhaber des Geschäfts nun auch Produkte anbietet, die nur einer Umsatzsteuer von 7% unterliegen (z.B. „Außer-Haus-Verkauf“ von Speisen). Falls der Kunde, den Gutschein dann tatsächlich für das 7%-Produkt benutzt, muss die Dokumentation und das Kassenbuch so gestaltet sein, dass a) der ursprüngliche Umsatz von 19% rückgängig gemacht wird und b) der tatsächliche Umsatz von 7% korrekt verbucht wird. Dies dürfte eine echte Herausforderung für die Kassenbuchhaltung darstellen.

Was ist mit Alt-Gutscheinen?

Ebenfalls ungeklärt ist die korrekte Vorgehensweise im Fall der Einlösung von Alt-Gutscheinen, denn diese haben nie der Umsatzbesteuerung unterlegen. Nach § 27 Abs. 3 UStG sind die Regelungen erstmals auf Gutscheine anzuwenden, die nach dem 31.12.2018 ausgestellt werden. Wenn nun ab 01.01.2019 z.B. ein Gast in einem Restaurant einen Alt-Gutschein vorlegt (der damals ohne Umsatzsteuer ausgegeben wurde) und der Gastwirt versehentlich diesen als (neuen) Einzweck-Gutschein behandelt (das heißt: eine negative Einnahme mit 19% USt verbucht), könnte es im Ergebnis zu einer Nicht-Versteuerung kommen.Auch hier kann sich die Praxis nur mit einer möglichst lückenlosen Dokumentation eines jeden Gutscheins behelfen.

Nichteinlösung

Bislang nicht gesetzlich geregelt ist die Frage, wie zukünftig zu verfahren ist, wenn ausgegebene Einzweck-Gutscheine nicht eingelöst werden. Denn in diesem Fall bleibt der Aussteller weiterhin mit Umsatzsteuer belastet, während hingegen der Aussteller eines Mehrzweck-Gutscheins keine Umsatzsteuer zahlen muss. Derzeit scheint aber die Finanzverwaltung und zum Teil einige Finanzgerichte dahin zu tendieren, dass die Umsatzsteuerbelastung grundsätzlich gewollt und richtig ist. Eine Korrektur der Umsatzsteuer wäre nach dieser Logik nur möglich, wenn der Preis des Gutscheins wieder zurück gezahlt würde. Ob diese Auffassung letztlich Bestand haben wird, ist zumindest zweifelhaft.

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