Kein langes Warten mehr auf die Lohnabrechnungen, kein „Eintüten“ und Aushändigen an Ihre Mitarbeiter…

… und kein aufwändiges Wiederbeschaffen nicht erhaltener oder verloren gegangener Auswertungen.

Mit Lohn und Gehalt Online (LGO) stellen wir für Ihre Mitarbeiter Gehaltsdokumente online zur Verfügung. Sofort nach Erstellung der Lohnabrechnung durch uns erhält ihr Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Link zum Download und kann dann seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem PC, Smartphone, Tablet mit Internetanschluss einsehen oder ausdrucken.

Sie müssen nicht mehr auf die Zustellung durch die Post warten, um den Mitarbeitern noch rechtzeig deren Gehaltsabrechnungen zu übergeben und  sparen sich das Verteilen sowie das aufwändige Wiederbeschaffen “verloren gegangener” oder “nicht erhaltener” Auswertungen.

Starten Sie gleich heute den Einstieg in die digitale Welt und drucken Sie den Informationsbrief für Ihre Mitarbeiter aus. Der Mitarbeiter füllt diesen aus, unterschreibt und Sie geben ihn an uns zurück (-> Download Informationsbrief).

Antworten zu weiteren Fragen:

Wie funktioniert LGO?

Sobald wir die Lohnabrechnung fertig gestellt haben, laden wir diese über eine gesicherte Internetverbindung verschlüsselt auf den Server des Agenda Rechenzentrums. Von dort erhält ihr Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Link zum Download und kann dann Lohn- und Gehaltsabrechnungen usw. mit jedem PC, Smartphone, Tablet mit Internetanschluss einsehen oder ausdrucken. Die Internetadresse des Agenda Personal-Portals lautet dabei: https://agenda-personal-portal.de/login.

Was kostet LGO?

Der Service LGO ist für Sie und Ihre Mitarbeiter kostenlos!

Was müssen Sie tun?

Händigen Sie jedem Mitarbeiter den Informationsbrief aus. Der Mitarbeiter trägt seine Daten ein und gibt ihn unterschrieben an Sie oder an uns zurück. Nach wenigen Tagen erhält der Arbeitnehmer einen Brief mit seinem persönlichen Aktivierungscode und schaltet seine E-Mail-Adresse frei.

Muss der Mitarbeiter zustimmen?

Diese Frage ist etwas schwierig, weil es derzeit da noch unterschiedliche Meinungen gibt. Es gibt keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Zwar heißt es in § 108 Gewerbeordnung (GewO), dass dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen ist. Damit ist aber nicht zwingend die Papierform gemeint! Denn Textform nach § 126b BGB ist auch eine digitale Gehaltsabrechnung, beispielweise im PDF-Format. Allerdings bedeutet “Erteilen” in § 108 GewO, dass der Arbeitgeber seine Pflicht zur Zustellung der Abrechnung nur dann Genüge getan hat, wenn er sicher sein kann, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung über das personalisierte Postfach auch tatsächlich abrufen kann. Hierfür muss der Arbeitnehmer sich ausdrücklich oder stillschweigend damit einverstanden erklären. Deswegen ist auch die im oben genannten Informationsbrief aufgeführte Einverständniserklärung erforderlich.

Wo werden die Daten gespeichert und ist das Verfahren sicher?

Alle Daten werden hochsicher und verschlüsselt auf den deutschen Servern des Agenda Rechenzentrums gespeichert. Die Übertragung der Daten zu und von Agenda erfolgt über eine sichere “https”-Verbindung nach zertifizierten Standards, alle Dokumente sind zudem verschlüsselt. Das Rechenzentrum von Agenda unterliegt dabei strengsten Sicherheitsauflagen. Die Zugriffsrechte liegen allein beim Mitarbeiter und die Zugangsdaten erhält er persönlich und nur nach schriftlicher Einwilligung.

Wie lange stehen die Lohn- und Gehaltsdokumente online
zur Verfügung?

Die Lohn- und Gehaltsdokumente stehen den Mitarbeitern drei Jahre im Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung, auch nach dem Ausscheiden.

Was ist, wenn Mitarbeiter falsches Passwort verwendet hat

Wenn der Mitarbeiter dreimal hintereinander ein falsches Passwort verwendet hat, wird das Benutzerkontofür 30 Minuten gesperrt. Abhilfe: Der Mitarbeiter kann es danach noch einmal versuchen oder er wendet sich an uns, damit wir das Passwort zurücksetzen können.

Was ist bei ausgetretenen Mitarbeitern zu beachten?

Bei Mitarbeitern, die austreten, ist nichts zu beachten. Nach dem Austritt erhält der Mitarbeiter keine neuen Dokumente mehr. Der Zugriff auf die alten Dokumente ist für den Zeitraum von drei Jahren möglich.

Was ist, wenn Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hat?

In diesem – heutzutage sehr unwahrscheinlichen Fall – erhält der Mitarbeiter seine Auswertungen per Post.