altes Kassenbuch

Kassenbuchführung

Kassenbuchführung hört sich einfach an, kann aber bei Fehlern zu drastischen Steuernachzahlungen führen. Insbesondere bei Einsatz von elektronischen Kassen oder Registrierkassen sind zahlreiche Besonderheiten zu beachten. Ab 01.01.2017 müssen zudem viele Kassensysteme umgerüstet oder ausgetauscht werden.

Die Oberfinanzdirektion Hannover hat in einem Schreiben vom 28.08.2012 an alle Steuerberater und Finanzämter zum wiederholten Male Hinweise zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung gegeben und auf die Folgen bei Nichtbeachtung hingewiesen. Wir haben dieses Schreiben zum Anlass genommen, Ihnen in unserem Top-Thema einige nützliche Hinweise und Tipps aus der Praxis zum Umgang mit der Kasse zu geben.

Gesetzliche Grundlagen

Nach § 146 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich, richtig und vollständig aufgezeichnet werden. Dies gilt natürlich in besonderem Maße für bargeldintensive Branchen wie Restaurants, Kioske und Einzelhandel.

Aus diesem Grundsatz ergibt sich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, das heißt, die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme. Zu erfassen sind dabei immer:

  • Inhalt des Geschäfts (Bezeichnung der Lieferung oder Leistung)
  • Name und Adresse des Kunden (siehe dazu unten)
  • Datum der Ein- oder Auszahlung
  • Betrag (gegebenenfalls getrennt nach Umsatzsteuersatz z.B. 7% für Außer-Haus-Verkauf und 19% für Bewirtung)

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden (Urteil des Bundesfinanzhof vom 12. Mai 1966 – Bundessteuerblatt (BStB1) 1966, Teil III S. 372).

Liste von Betrieben, die in der Regel nicht der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen:

  • Apotheken
  • Änderungsschneidereien
  • Autowaschstraßen
  • Bäckereien
  • Blumenläden
  • Cafés
  • Einzelhandelsgeschäfte (z.B. Verkauf von Kleidung, Elektronik, Antiquitäten), auch auf Messen oder Märkten
  • Fingernagel- oder Kosmetikstudios (nicht aber für hochwertige Behandlungen)
  • Friseure
  • Gaststätten und Imbissbetriebe
  • Kioske
  • Tierärzte (soweit nur geringwertige Waren verkauft oder Leistungen erbracht werden)

Dagegen sind z.B. Autohändler, Hotels, Fahrschulen oder Tierärzte (bei Erbringung hochwertiger Dienstleistungen wie Operationen) verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu führen.

Der Bestand einer betrieblichen Kasse muss jederzeit durch Auszählen (Istbestand) mit dem Buchbestand (Sollbestand laut Kassenbuch) abstimmbar sein (sog. Kassensturzfähigkeit, BFH-Urteil v. 31. 7. 1974 – I R 216/72, BStBl 1975 II S. 96, sowie BFH VIII R 174/77). Das Zählen der Münzen und der Scheine nach Geschäftsschluss sollte aus Beweisgründen schriftlich festgehalten werden („Zählprotokoll“). Dies gilt auch beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen

Änderungen ab 01.01.2017

Nach den gesetzlichen Regelungen im BMF Schreiben vom 26.11.2010 zu Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften müssen ab 01.01.2017 alle elektronischen Kassen zwingend eine maschinelle Auswertbarkeit der vom Kassensystem erfassten Einzeldaten für 10 Jahre sicherstellen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass offene Ladenkassen unverändert eingesetzt werden dürfen (so auch DATEV Magazin Ausgabe 04/2016, Beitrag Kassenwechsel).

Besonderheiten beim Einsatz einer offenen Ladenkasse

Geld Münzen im Zählbrett
Geld Münzen im Zählbrett

Begriff

Der Begriff „offene Ladenkasse“ kommt von der Kasse in der Schublade: Die Geldzugänge (Bargeld) wurden einfach in die stets offene Schublade gelegt. Es gibt prinzipiell keine Einzelaufzeichnung und keine elektronischen Daten. Die offene Ladenkasse kann auf verschiedene Weise vorkommen z.B. als besonderes Portemonnaie, Schublade oder Geldkassette.

Bei Einsatz einer offenen Ladenkasse sollte unbedingt täglich nach Geschäftsschluss das Hartgeld und die Scheine in der Kasse exakt gezählt werden. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Aus Beweisgründen sollte die Zählung schriftlich festgehalten werden („Zählprotokoll“).

Tipp:
Verwenden Sie zum Zählen das von uns vorbereitete Zählprotokoll oder den Kassenbericht mit integriertem Zählprotokoll und verwenden Sie eine Rechenmaschine mit Additionsrolle. Zum Download Zählprotokoll Muster

Wie wird die Tageseinnahme ermittelt?

Das hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung betroffen ist (-> siehe oben).

a) Tageseinnahme bei Betrieben, die nicht unter die Einzelaufzeichnungspflicht fallen

Die Summe der täglichen Bareinnahmen ist anhand eines sog. Kassenberichts nachzuweisen. Dazu ist zuerst der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand täglich zu zählen und sodann rechnerisch um die Privatentnahmen und Ausgaben zu erhöhen sowie um die Privateinlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern. Das Ergebnis ist die Tageseinnahme (summarische Bareinnahmeermittlung = Tageslosungsermittlung).

Schema zur Ermittlung der Tageseinnahme (Kassenbericht):

Ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des laufenden Tages
+ Wareneinkäufe
+ sonstige Barausgaben
+ Bankeinzahlungen
+ Privatentnahmen
- Kassenbestand vom Vortag/Anfangsbestand des laufenden Tages
- sonstige Bareinnahmen
- Einlagen in bar
= Bareinnahmen (Tageslosung)

Die so ermittelte Einnahme wird sodann im Kassenbuch eingetragen. Alle weiteren Ausgaben, Entnahmen und Einlagen sind natürlich auch durch Belege (Rechnungen, Quittungen oder ähnliches) nachzuweisen.

Als Kassenbericht können auch lose Blätter verwendet werden. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Mit Standardsoftware (z.B. MS-Excel) erstellte Kassenberichte sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (§ 146 Abs. 4 S. 1 AO). Der Kassenbericht ist für jeden Tag zu erstellen.

Tipp:
Verwenden Sie am besten unser Muster für den Kassenbericht mit integriertem Zählprotokoll. Zum Download Kassenbericht mit Zählprotokoll – Muster

 

b) Tageseinnahme bei Betrieben, die zur Einzelaufzeichnung verpflichtet sind

Die Tageseinnahme ergibt sich durch die Summe der Einzelaufzeichnung aller Einnahmen. Dies kann in beliebiger Form geschehen, z.B. Eintragungen in Kalendern, Tagebüchern, An- oder Verkaufsscheinen, Quittungen oder ähnlichem. Die Tageseinnahme wird dann in das Kassenbuch oder den Kassenbericht eingetragen, ergänzt um Ausgaben, Entnahmen und Einlagen (wie oben).

Auch diese Betriebe müssen jeden Tag nach Geschäftsschluss den tatsächlichen Kassenbestand zählen und dies dokumentieren.

Wie werden die Bar-Ausgaben erfasst?

Die Erfassung der Bar-Ausgaben erfolgt durch Eintragung im Kassenbuch oder Kassenbericht. Für Barentnahmen und -einlagen muss der Steuerpflichtige gegebenenfalls Eigenbelege fertigen, aus denen zumindest Datum und Betrag der Geldbewegung zweifelsfrei hervorgehen.

Welche Unterlagen müssen bei einer offenen Ladenkasse aufbewahrt werden und wie lange?

Alle Unterlagen, die geeignet sind, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Einnahmen darzustellen. Das sind die Kassenberichte und Zählprotokolle und darüber hinaus z.B. auch

  • Bierdeckel, Durchschläge von Quittungsblöcken und Speisekarten in einer Gaststätte
  • Abholscheine in einer Änderungsschneiderei
  • Terminkalender bei Dienstleistern (auch Tierärzte)
  • Rezepte in einer Apotheke
  • An- und Verkaufsscheine beim Autohandel

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Besonderheiten bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse

elektron. Registrierkasse
elektron. Registrierkasse

Begriff

Bei der elektronischen Kasse (Registrier- oder PC-Kasse) wird das Bargeld zwar ebenfalls in der Kasse gesammelt. Im Unterschied zur offenen Ladenkasse erfolgt hier aber eine teilweise Einzelaufzeichnung (Registrierung) der alltäglichen Bargeschäfte mit elektronischem Speichern der Daten. Nicht erfasst werden natürlich Name und Adresse des Kunden.

Eine Mischform ist die nicht elektronische Registrierkasse (z.B. eine alte Registrierkasse). Auch hier existiert eine teilweise Einzelaufzeichnung der Einnahmen (durch Eintippen und Ausdruck einer Rolle), allerdings werden die Daten nicht elektronisch gespeichert. Die Finanzverwaltung rechnet diese Form zu den elektronischen Kassen.

Bei nicht alltäglichen Bargeschäften (größere oder ungewöhnliche Geschäfte) besteht dagegen Pflicht zur erweiterten Einzelaufzeichnung (also zusätzlich Name und Adresse sowie eventuell Bezeichnung der Lieferung/Leistung).

Wie wird die Tageseinnahme ermittelt und Bar-Ausgaben erfasst?

Die Tageseinnahme wird durch Ausdruck des Tagessummenendbons und Übertrag in ein Kassenbuch oder – sofern die Kasse dies technisch unterstützt – durch Ausdruck des Kasseninternen Berichts ermittelt.

Die Barausgaben werden entweder direkt in der Kasse (sofern die elektronische Kasse dies technisch unterstützt) oder durch Eintragen in einem Kassenbuch erfasst.

Welche Unterlagen müssen bei einer elektronischen Kasse aufbewahrt werden in welcher Form?

Grundsätzlich müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, aufbewahrt werden und zwar sowohl elektronisch als auch ausgedruckt. Im Einzelnen sind dies folgende Unterlagen:

  • Die Tagesendsummenbons (sogenannter „Z-Bon“) mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer“). Der Bon muss den Namen des Geschäfts, das Datum, Stornobuchungen und Retouren, Entnahmen, Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) enthalten. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen (z.B. durch Aufbewahrung des GrandTotal-Speichers und der Journalrollen)
  • Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungs- und  Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-und Trainingsspeichern und Ähnlichem sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
  • Soweit unbare Geschäftsvorfälle (z.B. EC-Cash, ELV -Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung gewährleistet sein;
  • Protokollierung aller ungewöhnlichen Vorfälle, z.B. bei Defekt der Registrierkasse etc.

Ab 01.01.2017 gilt Folgendes (siehe auch oben): Die elektronischen Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Das heißt, dem Prüfer müssen die Daten auf Verlangen auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden (z.B. auf USB-Stick, CD oder direktem Anschluss mit dem Notebook an die Kasse) und er muss diese einlesen können. Bis zum 31.12.2016 gilt nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 eine Übergangsfrist.

Bei einzelaufzeichnungspflichtigen Vorgängen müssen darüber hinaus – wie bisher – die dazu gehörenden Unterlagen (z.B. An- und Verkaufsschein, Quittung oder ähnliches) aufgehoben werden. Darauf muss der Name und die Anschrift des Kunden zweifelsfrei erkennbar sein.

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Diese Zeit gilt auch für die elektronischen Daten. Kann die elektronische Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät speichern, ist die Kasse mit Speichererweiterungen auszustatten. Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung).

Hinweis:
Ob Ihre elektronische Kasse diese Voraussetzungen erfüllt, klären Sie am besten mit dem Hersteller der Kasse. Das Ergebnis sollten Sie sich schriftlich geben lassen.

Muss das Bargeld auch gezählt werden?

Ja, auch bei Einsatz einer elektronischen Kasse sollte jeden Abend nach Geschäftsschluss der tatsächliche Bargeldbestand gezählt und aus Beweisgründen schriftlich festgehalten werden („Zählprotokoll“).

Tipp:
Nutzen Sie dazu das von uns vorbereitete Zählprotokoll. Zum Download Zählprotokoll Muster

Folgen von Buchführungsmängeln

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht untergeordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung (§ 158 AO).

Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Sofern die Finanzbehörde dar­über hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz-und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuer­strafverfahren.

Service & Downloads

Verwenden Sie für Ihren Kassenbericht von uns geprüfte und steuerrechtlich optimierte Vorlagen. Lassen Sie sich individuell beraten oder steigen Sie in die Kassenbuchführung online mit Kassenbuch online von AGENDA ein.

Hier geht’s zum Servicebereich

 

Das könnte Sie auch interessieren