Stand: 01.01.2010

Für den Vorsteuerabzug erforderliche Angaben in Rechnungen

Allgemeine Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 UStG

Gemäß Abschn. 192 Abs. 17 UStR ist die Berechtigung zum Vorsteuerabzug aus Lieferungen und sonstigen Leistungen unter folgenden Voraussetzungen gegeben:

Die Steuer muss für eine Lieferung oder sonstige Leistung gesondert in Rechnung gestellt worden sein;
die Lieferung oder sonstige Leistung muss von einem Unternehmer ausgeführt worden sein (-> Kein VoSt-Abzug, wenn Unternehmer Kleinunternehmer ist!);
der Leistungsempfänger muss Unternehmer sein, und die Lieferung oder sonstige Leistung muss für sein Unternehmen ausgeführt worden sein;
der Leistungsempfänger ist im Besitz einer nach den §§ 14, 14 a UStG ausgestellten Rechnung, in der die Angaben vollständig und richtig sind.

Diese Voraussetzungen müssen insgesamt erfüllt werden. Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Dabei ist allerdings der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren. Die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. und der Rechnungsnummer ist dem Rechnungsempfänger regelmäßig nicht möglich. Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.

Abziehbar sind nur die Steuerbeträge, die nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz geschuldet werden!

Merkmale einer Rechnung nach § 14 UStG

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Mindestangaben beinhalten:

vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Eine vollständige Übersicht aller nach § 14, 15 UStG erforderlichen Angaben auf einer Rechnungen finden Sie hier.

Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein (§ 31 Abs. 1 UStDV). Alle Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller erstellt werden. Im Fall der Gutschrift muss deshalb der Gutschriftsaussteller alle Dokumente erstellen.

Bezeichnung des Leistungsempfängers nach § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG

Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers sind der bürgerliche Name und die vollständige und richtige Anschrift (vgl. BMF-Schreiben vom 28.03.2006, IV A 5 - S 7280 a - 14/06). Der bürgerliche Name besteht bei natürlichen Personen aus dem Vornamen und dem Nachnamen, vgl. Bundesgerichtshof (BGH) Urteil vom 26.6.2003 I ZR 296/00. Bei Kapitalgesellschaften oder eingetragenen Kaufleuten ist dies der im Handelsregister eingetragene Firmenname.

Den Anforderungen des Gesetzes ist genügt, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). Nach Abschn. 185 Abs. 3 UStR muss der Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt hat, in der Rechnung grundsätzlich mit seinem wirklichen Namen bzw. mit der wirklichen Firma angegeben sein. Dabei können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein (§ 31 Abs. 3 UStDV).

Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden (Abschn. 185 Abs. 2 UStR).

Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift (Abschn. 185 Abs. 3 UStR).

Angabe des Lieferungs- oder Leistungsdatums in Rechnungen

In einem neuen Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 26.09.2005 wird ausführlich zur Angabe des Leistungsdatums in Rechnungen oder auch Bar-Quittungen Stellung genommen. Dazu heißt es in Schreiben:

"Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG ist es im Regelfall erforderlich, in der Rechnung den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG) mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung übereinstimmt. [Die Angabe des Lieferungs- oder Leistungsdatums kann dabei auch außerhalb der eigentlichen Rechnung erfolgen, zB. auf einem Lieferschein].

Die Verpflichtung zur Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung besteht auch in den Fällen, in denen die Ausführung der Leistung gegen Barzahlung erfolgt. Bei einer Rechnung über eine bereits ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ist eine Angabe desLeistungszeitpunkts in jedem Fall erforderlich."

Gemäß § 31 Abs. 4 der Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung (UStDV) wird eine Lieferung an dem Tag ausgeführt, an welchem die Verfügungsmacht (in der Regel: Tag des Besitzübergangs) verschafft wird. Leistungen werden an dem Tag ausgeführt, an dem sie beendet werden. Bei Dauerlestungen z.B. Mietverhältnisse ist die jeweilige Leistung mit Beendigung des jeweiligen Rechtsverhältnisses ausgeführt (bei Miete also der jeweilige Monat).

Folgerungen für die Praxis:
Unbedingt sollte daher auf jeder Rechnung das Lieferungs- oder Leistungsdatum auch dann angegeben werden, wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist!

Unrichtige oder ungenaue Angaben in der Rechnung

Nach Abschn. 192 der UStR gilt für den Vorsteuerabzug: Ungenauigkeiten bei den Rechnungsangaben führen unter den übrigen Voraussetzungen nicht zu einer Versagung des Vorsteuerabzuges, wenn z. B. bei Schreibfehlern im Namen oder der Anschrift des leistenden Unternehmers oder des Leistungsempfängers oder in der Leistungsbeschreibung ungeachtet dessen eine eindeutige und unzweifelhafte Identifizierung der am Leistungsaustausch Beteiligten, der Leistung und des Leistungszeitpunkts möglich ist und die Ungenauigkeiten nicht sinnentstellend sind.

Bei unrichtigen Angaben entfällt allerdings der Vorsteuerabzug. Zu den unrichtigen Angaben, die eine Versagung des Vorsteuerabzuges zur Folge haben, zählen in einer Rechnung enthaltene Rechenfehler oder die unrichtige Angabe des Entgelts, des Steuersatzes oder des Steuerbetrages. Der Vorsteuerabzug ist auch zu versagen, wenn die Identität des leistenden Unternehmers mit den Rechnungsangaben nicht übereinstimmt oder über eine nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Aus einem unzureichenden Abrechnungspapier kann der Vorsteuerabzug auch dann nicht in Anspruch genommen werden, wenn die tatsächlich erbrachte Leistung mit Hilfe anderer Nachweismittel festgestellt werden konnte (BFH-Beschluss vom 9.12.1987 (V B 54/85) BStBl. 1988 II S. 700 zur Angabe hinsichtlich unzutreffend bezeichneter bezogene Leistung).

Nach Abschnitt 192 Abs. 15 UStR kann bei der Verwendung eines unzutreffenden und ungenauen Namens (z. B. Scheinname oder Scheinfirma) der Vorsteuerabzug ausnahmsweise zugelassen werden, wenn der tatsächlich leistende Unternehmer eindeutig und leicht nachprüfbar aus dem Abrechnungspapier ersichtlich ist (vgl. BFH-Urteil vom 7. 10. 1987 – BStBl. 1988 II S. 34 – allerdings betraf dieses Urteil die Jahre 1976/77 in denen es in § 15 UStG noch keine ausdrückliche Bezugnahme auf § 14 UStG gab).

Allerdings sind nach Abschnitt 192 Abs. 15 UStR diese Ausnahmekriterien eng auszulegen, so dass z. B. der Vorsteuerabzug unter folgenden Umständen unzulässig ist:

Bei Verwendung einer Scheinfirma oder eines Scheinnamens ergibt sich aus dem Abrechnungspapier kein Hinweis auf den tatsächlich leistenden Unternehmer (vgl. BFH-Urteil vom 19. 10. 1978 – BStBl. 1979 II S. 345). Hinweise auf den tatsächlich leistenden Unternehmer fehlen in der Regel in Rechnungen mit willkürlich ausgesuchten Firmenbezeichnungen und/oder unzutreffenden Anschriften sowie bei Rechnungen von zwar existierenden Firmen, die aber die Leistung nicht ausgeführt haben, z. B. bei Verwendung von echten Rechnungsformularen dieser Firmen ohne ihr Wissen oder bei gefälschten Rechnungsformularen.
Aus dem Abrechnungspapier geht der tatsächlich leistende Unternehmer nicht eindeutig hervor. Dies ist beispielsweise anzunehmen, wenn nach der Abrechnung mehrere leistende Unternehmer in Betracht kommen und sich der tatsächlich leistende Unternehmer nicht zweifelsfrei ergibt.
-> es darf keine Verwechslungsgefahr bestehen (vgl. BFH-Urteil vom 02.04.1997 VB 26/96 zur Vorsteuerabzugsberechtigung bei Ehegatten-Grundstücksgemein-schaft).
Aus dem Abrechnungspapier ist der tatsächlich leistende Unternehmer nur schwer zu ermitteln, also nicht leicht nachprüfbar festzustellen.
Der tatsächlich leistende Unternehmer ist zwar bekannt, seine Identität ergibt sich jedoch nicht aus dem Abrechnungspapier oder aus solchen Unterlagen, auf die in dem Abrechnungspapier verwiesen wird (vgl. hierzu die zur zutreffenden Leistungsbezeichnung in Rechnungen ergangenen BFH-Beschlüsse vom 4. 12. 1987 – BStBl. 1988 II S. 702 – und vom 9. 12. 1987 – BStBl. 1988 II S. 700).

Mietverträge und ähnliche Verträge ab 01.01.2007

Die Vorschriften für den Abzug der Vorsteuer gelten nicht nur bei „richtigen“ Rechnungen, sondern genauso bei Miet- oder Leasingverträgen. So muss z.B. im Mietvertrag ebenfalls eine fortlaufende Nummer, Steuernummer, den Nettobetrag, die Umsatzsteuer etc. angegeben sein! Verträge über Dauerleistungen, die als Rechnung anzusehen sind, sind an den ab 1. Januar 2007 geltenden Steuersatz anzupassen. Ein in Folge der Erhöhung des Steuersatzes geänderter Vertrag muss für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Pflichtangaben enthalten! Vgl. dazu ausführlich das BMF-Schreiben vom 11.08.2006.