Warum Buchhaltung? Hintergrund und Vorteile einer Buchführung.

Aktenstapel auf Schreibtisch

Stapel von Akten auf Schreibtisch. - © Eisenhans - Fotolia.com

Unter Buchführung versteht man die planmäßige, lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens anhand von Belegen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Bankkontoauszüge, Kassenaufzeichnungen oder ähnliches). Die gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung ergibt sich aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften.

Die folgenden Ausführungen stellen nur eine grobe Übersicht dar.

Pflicht zur Buchführung und Abschlusserstellung nach Handels- und Steuerrecht

Handelsrechtlich (§ 238 HGB) ist jeder Kaufmann (Handelsgewerbetreibender, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt) verpflichtet, Bücher zu führen und Abschlüsse aufzustellen (§ 242 HGB - Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz). Von der Pflicht zur Buchführung sind bestimmte Kleinunternehmen befreit (§§ 241a, 242 Abs. 4 HGB).

Die Pflicht zur Buchführung nach Steuerrecht ist dagegen weit umfassender: Neben den schon handelsrechtlich verpflichteten sind alle Gewerbetreibenden betroffen (unabhängig davon, ob Kaufmannseigenschaft vorliegt), die einen Umsatz von mehr als 500.000 EUR jährlich oder einen Gewinn von mehr als 50.000 EUR jährlich erzielt haben (§ 141 Abs. 1 AO). Voraussetzung ist, dass die Finanzbehörde auf das Bestehen dieser Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 AO).

Freiberufler sind weder handels- noch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Kapitalgesellschaften (zB. GmbH) hingegen kraft Rechtsform immer. Unabhängig vom Bestehen einer Buchführungspflicht, muss für steuerliche Zwecke bei Vorliegen gewerblicher und auch freiberuflicher Einkünfte mindestens eine geordnete Belegablage und eine Gewinnermittlung in Form der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt werden.

Zusätzlich zur Buchführungspflicht ergeben sich aus den Steuergesetzen noch andere Nebenpflichten, z.B. die Führung eines Wareneingangs- oder -ausgangsbuches, siehe dazu unten.

 

Vergleich Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht

 

Verpflichtung für Buchführungspflicht nach Handelsrecht Buchführungspflicht nach Steuerrecht
Einzelkaufleute (Handwerker, Händler, Kapitalgesellschaften u.a.)

Grundsätzlich ja, wenn Kaufmannseigenschaft gegeben ist.

Befreiung (§241a HGB) ab 2010 möglich (nicht für Kapitalgesellschaften!), wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren

- Umsatzerlöse von weniger als je 500.000 EUR oder
- ein Jahresüberschuss von weniger als je 50.000 EUR

erzielt wurden.

Grundsätzlich ja, wenn Buchführungspflicht nach Handelsrecht gegeben ist (§ 140 AO).

Nach § 141 AO für gewerbliche Unternehmer aber auch, wenn

- Umsatz größer 500.000 EUR/Jahr oder
- Gewinn größer als 50.000 EUR/Jahr

und die Finanzbehörde auf den Beginn der Verpflichtung hingewiesen hat und zwar ab Beginn des Wirtschaftsjahrs, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt
Freiberufler Nein (nur freiwillig) Nein (nur freiwillig)

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Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht beginnt i.d.R. mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall. Dies kann bereits die vor der eigentlichen Geschäftseröffnung liegende Anschaffung des ersten Warenlagers sein.

Die Buchführungspflicht endet für Einzelunternehmen mit der Einstellung des Geschäftsbetriebs. Zu diesem Zeitpunkt noch vorhandene Vermögenswerte gehen dann automatisch in Höhe des Verkehrswerts in das Privatvermögen des Einzelunternehmers über. Bei Personen- oder Kapitalgesellschaften endet die Buchführungspflicht erst nach Beendigung des Zeitraums der Abwicklung, d.h. erst wenn der letzte Gegenstand verkauft oder die letzte Forderung realisiert wurde. Für Kapitalgesellschaften schreibt § 73 GmbHG bzw. § 272 AktG vor, dass das zum Ende der Abwicklung vorhandene Vermögen erst an die Anteilseigner verteilt werden darf, wenn ein Jahr (sog. "Sperrjahr") vergangen ist.

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Anforderungen an die Buchführung

Sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht finden sich Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Folgende zentrale Grundsätze gelten übergreifend:

  • De Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermittelt ( § 238 Abs. 1 HGB, § 145 AO).
  • Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 AO). Insbesondere die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten/müssten steuerrechtlich täglich festgehalten werden.
  • Eintragungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar oder ungewiss ist, ob Veränderungen ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden.

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Vorteile einer laufenden Buchführung

Auch wenn Sie nicht gesetzlich verpflichtet sind, liegen die Vorteile einer laufend geführten Buchhaltung auf der Hand:

  • Sie erhalten durch die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) einen zeitnahen und sehr aussagekräftigen Überblick über Ihre wirtschaftliche Situation für den abgelaufenen Monat, den Zeitraum vom Anfang des Jahres bis zum aktuellen Monat und einen Vorjahresvergleich. Dargestellt ist Ihr Umsatz, die einzelnen Kostenarten und der Gewinn jeweils als Betrag und als Prozentsatz (bezogen auf den Umsatz).

    Ein Muster einer BWA finden Sie hier.

  • Durch die Auswertung "Summen- und Saldenliste" (SUSA) können Sie für jedes Buchhaltungskonto den aktuellen Saldo ablesen. Dadurch ist z.B. eine Abstimmung Ihrer Kundenbuchhaltung (sog. Kontokorrent) problemlos möglich.
  • Ihre Belege werden übersichtlich und geordnet abgelegt und kontenmäßig erfasst. Dadurch ist es z.B. später leicht möglich einen bestimmten Beleg wieder zu finden.
  • Bestimmte Pflichten nach Steuerrecht (z.B. Aufzeichnung des Wareneingangs, siehe dazu unten) werden durch eine korrekte Buchhaltung gleich mit erfüllt.
  • Die gesetzlich in bestimmten Zeitabschnitten abzugebende Umsatzsteuervoranmeldung erhalten Sie quasi als "Abfallprodukt" zur Buchführung dazu.

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Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen

Sowohl das Handelsrecht (§ 257 HGB) als auch das Steuerrecht (zB. § 147 AO, § 14b UStG) enthalten Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Was ist aufzubewahren? Wer ist aufbewahrungspflichtig? Wie lange?
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse (nicht die Einnahme-Überschuss-Rechnung!) alle Kaufleute und alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkunftsarten (gewerblich/freiberuflich) 10 Jahre
Empfangene bzw. abgesandte Handelsbriefe (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge)
Belege für Buchungen in den nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z.B. Einnahme-Überschuss-Rechnung, E-Mails) sowie die zum Verständnis der Jahresabschlüsse, Inventare etc. erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. 6 Jahre
Bei bestimmten Bauleistungen, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage alle Unternehmer und auch Privatpersonen 2 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz bzw. der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

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Aufzeichnung des Wareneingangs und/oder Warenausgangs

Diese Pflicht ergibt sich steuerlich aufgrund der Vorschriften der §§ 143 und 144 AO. Im Einzelnen umfasst dies:

Aufzeichnung des Wareneingangs
Nach § 143 AO müssen gewerbliche Unternehmer (d.h. keine Freiberufler) ihren Wareneingang gesondert aufzeichnen. Dies kann z.B. im sog. »Wareneingangsbuch« erfolgen. Aufzuzeichnen sind alle Waren einschl. der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erwirbt.

Aufzeichnung des Warenausgangs
Nach § 144 AO müssen gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern, den für diese Zwecke bestimmten Warenausgang gesondert aufzeichnen. Dies kann z.B. im sog. »Warenausgangsbuch« erfolgen.

Was muss aufgezeichnet werden?
Nach § 143 AO bzw. § 144 AO müssen die Aufzeichnungen folgende Angaben enthalten:

  1. Tag des Wareneingangs bzw. -ausgangs oder das Datum der Rechnung
  2. Name und die Anschrift des Lieferanten bzw. Abnehmers
  3. Handelsübliche Bezeichnung der Ware
  4. Preis der Ware
  5. Hinweis auf den Beleg

Die Aufzeichnungspflicht kann auch dadurch erfüllt werden, dass sich alle notwendigen Angaben aus der Finanzbuchhaltung ergeben, z.B. durch eine gesondertes Wareneingangs- bzw. -ausgangskonto.

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